Il Mdc deve essere legato all’anno di conservazione.

Pertanto, indipendentemente dalla data di acquisto, scadrà sempre in data 31/12/XX, potendo essere rinnovato per ulteriori 12 mesi.

Allo scadere del MdC decadrà automaticamente il ruolo di RdC.

Il Manuale della Conservazione è un documento informatico che racchiude al suo interno tutto il processo che riguarda la conservazione dei documenti informatici di un’azienda. Al suo interno il manuale dovrà quindi riportare:

• i dati dei soggetti che nel tempo hanno definito, elaborato e aggiornato il manuale
• le strutture organizzative che sono coinvolte nel sistema di conservazione digitale dei documenti
• le tipologie documentali trattate dall’azienda e con quali modalità queste vengono prodotte e conservate per far sì che si garantiscano i criteri di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità
• gli specifici oggetti sottoposti a conservazione (fatture, documenti di trasporto, mail, PEC, documenti informatici, fascicoli informatici e aggregazioni documentali informatiche, etc.) e la relativa indicazione dei formati gestiti e dei metadati da associare
• il modello di funzionamento e il processo di conservazione, che descrive le fasi di creazione e l’invio dei pacchetti informativi al sistema di conservazione e di tutto il personale coinvolto in questo processo
• la descrizione delle procedure di monitoraggio del sistema di conservazione nonché le architetture e infrastrutture in uso, le misure di sicurezza
• le tempistiche entro le quali gli oggetti documentali dovranno essere trasferiti in conservazione ed eventualmente scartati
• le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati gli oggetti documentali.

Il Manuale della Conservazione è obbligatorio per tutti i clienti e per i dati/documenti gestiti a partire dal 01/01/2022. Il servizio è a canone annuale.

In caso di mancata redazione del Manuale di Conservazione si applica quanto disposto dall’articolo 9, primo e secondo comma del D.Lgs 471/97, ovvero:

• “comma 1: chi non tiene o non conserva secondo le prescrizioni le scritture contabili, i documenti e i registri previsti dalle leggi in materia di imposte dirette e di imposta sul valore aggiunto ovvero i libri, i documenti e i registri, la tenuta e la conservazione dei quali è imposta da altre disposizioni della legge tributaria, è punito con la sanzione amministrativa da euro 1.000 a euro 8.000″.
• “comma 2: La sanzione prevista nel comma 1 si applica a chi, nel corso degli accessi eseguiti ai fini dell’accertamento in materia di imposte dirette e di imposta sul valore aggiunto, rifiuta di esibire o dichiara di non possedere o comunque sottrae all’ispezione e alla verifica i documenti, i registri e le scritture indicati nel medesimo comma ovvero altri registri, documenti e scritture, ancorché non obbligatori, dei quali risulti con certezza l’esistenza.”