La legislazione italiana ha introdotto da molti anni la possibilità di archiviare e conservare, in forma digitale, gran parte dei documenti aziendali, in particolare tutti i documenti con valenza fiscale quali: fatture attive e passive, documenti di trasporto, libri giornali ed IVA, Libro Unico del Lavoro. Tali procedure sono identificate come Conservazione Sostitutiva e costituiscono il patrimonio informativo delle aziende.

Conservazione Digitale consente di smaterializzare i documenti cartacei con notevole riduzione di spazio occupato, spese per materiali di consumo e, soprattutto, con un consistente risparmio di tempo nella gestione degli archivi documentali, nella ricerca e nella fascicolazione dei dati. Tutto il flusso di gestione prevede però una procedura rigida, che comprende la firma digitale dei documenti (attraverso una smart-card rilasciata da un ente certificato) e la marcatura temporale e ettuata via internet su un’authority riconosciuta.

Conservazione Digitale permette di e ettuare tutti questi passaggi in modo automatizzato e sicuro, garantendo archiviazione e cons ervazione sostitutiva, a norma di legge e con il minimo impatto operativo sull’azienda.